חשבות שכר במיקור חוץ

מרבית האנשים שלא מתחום הכספים, לא ממש מכירים או מבינים שיש הבדל בין הנהלת חשבונות לבין חשבות שכר. הגיע הזמן לעשות בזה קצת סדר.

בעולם הכספים יש כמה תפקידים שנוגעים לו, והם דומים ושונים גם יחד. הנהלת חשבונות, ראיית חשבון, ייעוץ מס, חשבות שכר. מאד מבלבל את מי שלא מהתחום והגיע הזמן לעשות בזה קצת סדר. במאמר הזה נתמקד בהבדלים בין חשבות שכר לבין הנהלת חשבונות.

שני מקצועות דומים, אבל שונים: חשבות שכר והנהלת חשבונות

נתחיל מלהכיר ולהבין את גבולות הגזרה והאחריות של כל אחד מהתחומים והתפקידים:

הנהלת חשבונות זו המחלקה או בעל תפקיד שכשמם כך גם תפקידם. באחריותם לנהל את החשבונות הפנימיים של העסק ולדאוג לרישום ותיעוד מדויק של כל הפעילות הפיננסית של העסק או החברה.

בין תחומי העיסוק הנכללים בניהול החשבונות הפנימיים של העסק נכללים: תיעוד הוצאות החברה, ביצוע התאמות בנקים, דיווחים למע"מ, טיפול בחשבוניות, רישומן והנפקתן, טיפול בתשלום לספקים, ביצוע רישום מלאי וספירת מלאי, גבייה של חובות מלקוחות חייבים ועוד.

חשבות שכר זו המחלקה או בעל התפקיד המקצועי בחברה שבאחריותם נמצא הטיפול בכל הקשור לשכר של העובדים, הכנת והעברת המשכורות לעובדים, בכלל זה שמירה על הזכויות הפיננסיות והסוציאליות של העובדים. נשמע אולי תפקיד קטן, אבל זו רק טעות אופטית.

למעשה ממחלקת חשבות שכר נדרשת בקיאות בדיני עבודה, ביטוח לאומי, מס הכנסה , עולם הזכויות הפנסיוניות– ובמציאות של היום, כל אלו משתנים תדיר ויש להם השלכות הן על שורת הרווח של החברה והן על מוניטין החברה. היום ובעתיד.

מחלקת חשבות השכר מנהלת את נוכחות העובדים בארגון, דואגת לשלמות הדיווחים, מבקרת את דיווחי השעות. אמונה על כך שכל עובד יקבל את גמול השכר והתנאים שסוכמו מולו , שינוכה ממנו מס אמת ושישלם דמי ביטוח לאומי בהתאם למעמדו העדכני בביטוח לאומי. מחלקת חשבות השכר אמונה על הקמת הקופות הנכונות לעובד, שיופרשו על השכר הנכון ובשיעורים הנכונים ועוד.

במהלך השנים התרחבו והתרבו הזכויות הסוציאליות של העובדים ואיתם התרבו גם סעיפי התנאים הנלווים לעובדים כמו למשל: רכבים, טלפונים ניידים, קרנות השתלמות, ביטוחי מנהלים, חישובי פיצויי פיטורין, ימי חופש, ימי מחלה, ועוד. לצד זאת, גם התרבו דרישות הדיווח לרשויות לדוגמא – חוק שכר שווה לעובד ולעובדת, ממשק דיווח אחיד לקופות, דיווח 100 חודשי לביטוח לאומי – ועוד.

תפקיד חשב השכר דורש הן ראיה רוחבית והן ירידה לפרטים ויכולת לעקב אחר תהליכים ארוכים וסגירת קצוות. מעורבות עמוקה בכל מעגל החיים של העובד בארגון, מהכנת טיוטת הסכם ההעסקה ועד לסיום ההעסקה. מי שכבר התעייף מלקרוא עד כאן את התיאורים הטכניים המשמימים הללו, כל זה מתאר רק את צד העובד.... מה עם המעביד? מחלקת חשבות שכר טובה צריכה לדעת לא רק להוציא תלושים לעובדים אלא לקחת בחשבון את ההשלכות של כל פעולה גם על עלות המעביד וגם על ניהול הסיכונים בגזרת השכר– הן מבחינת פוטנציאל חיסכון עלויות שכר (כחוק כמובן), מבחינת תשתיות השכר והנוכחות עליהן מתבססת החברה- האם מבזבזות/ חוסכות לי משאבים , ההחלטה לתגמל עובד בצורה מסוימת יש לו משמעות רוחבית גם על שאר העובדים , לשנים קדימה. ועוד.

מעסיקים, אם שילמתם יותר מדי לעובד אף אחד לא ירים דגל ויעצור אתכם.

אקיצר – כדי לנהל את השכר בארגון שלכם נדרשת מומחיות אמיתית.

מי מהמנהלים / עובדים שלכם בארגון כיום מחזיק במומחיות הזאת?

האם הנהלת החשבונות יכולה לבצע את עבודת חשבות השכר?

מנהלי חברות רבים שואלים לא פעם, האם עבודת חשבות השכר יכולה להתבצע על ידי עובדי הנהלת חשבונות, והתשובה לכך היא, תלוי.

תלוי במספר העובדים בחברה, תלוי במורכבות השכר (חודשי/ יומי/ שעתי ), תלוי האם מתוקף הענף בו אתם פועלים חל עליכם צו הרחבה או שאתם חתומים על הסכם קיבוצי, תלוי בתשתיות השכר והנוכחות שלכם, תלוי בתהליכי השכר שלכם כיום ומה רמת האוטומציה בהם, תלוי איזה עוד דברים אותו מנהל.ת חשבונות נדרש לבצע במהלך החודש ומה מידת הפניות שלו.ה.

לסיכום, למרות הדמיון הרב שקיים בין שני המקצועות, ראינו שמדובר למעשה במקצועות שונים זה מזה, ואשר דורשים כישורים שונים. המציאות בשטח היא שלרוב, בחברות קטנות, הנהלת החשבונות מבצעת גם את תפקידי חשבות השכר, אבל כשמדובר בחברות בינוניות או גדולות, מומלץ ואף רצוי להפריד בין הפונקציות, על מנת שכל אחת תיעשה במקצועיות רבה, תוך מתן תשומת לב לכל הפרטים הגדולים והקטנים, ולשביעות הרצון של ההנהלה והעובדים כאחד.

זקוקים לחשבות שכר? שוקלים להפריד בין הפונקציות ולמרות זאת לחסוך בעלויות? מוזמנים לפנות אלינו לייעוץ מקצועי.