למה חשוב לשים לב כשמגייסים חשב שכר?

בימינו, חברות רבות מגייסות חשבי שכר, על מנת למלא את הפונקציה הבסיסית של הכנת משכורות. אך חשב שכר הוא הרבה יותר מהכנת משכורות. הוא פונקציה קריטית בחברה אשר משפיעה רבות הן על העובד והן על המעסיק, ויכול להביא את החברה להתייעלות, חיסכון בעלויות שכר,"שקט תעשייתי" מצד העובדים, ושקט נפשי ופניות למנהלים לעסוק ולהתרכז ביעדי הארגון בראש שקט.

אז האם מנהלת חשבונות מספיקה? אולי רואה חשבון? למה בכלל צריך לשים לב כאשר מגייסים חשב שכר? בואו נעשה לכם סדר.

בבואנו לבחור חשב שכר לארגון שלנו חשוב לשים לב למכלול של איכותיות ונושאים. אנחנו בחרנו להתמקד בכמה דברים שנראים לנו הכי משמעותיים:

1. מקצועיות- במרבית המקרים חשב השכר הוא הפונקציה היחידה בחברה שיש לו הכשרה מיוחדת בתחום השכר ולמעשה הוא שומר הסף של הארגון בכל גזרת השכר. בארגון של כ 100 עובדים למשל, תחת הנחת השתכרות של שכר ממוצע, הוצאות השכר החודשיות עשויות להגיע ל כ 12- מיליון שח בשנה. אתם רוצים לעבוד עם חשב שכר שיודע מה הוא עושה.

חשב שכר המחזיק בתעודת חשב שכר בכיר , המגיע עם ניסיון מגוון (!!!) בחשבות שכר. ניסיון בעבודה על סוגים שונים של מערכות שכר ונוכחות (אל תחששו אם לא עבד על מערכת שכר מסוימת שהארגון שלכם עובד איתה) , הבנה מעמיקה בזכויות העובד וניסיון בסוגים שונים של חישובי משכורות ואוכלוסיות. ומי בודק ומבקר את עבודת חשב השכר? בדר"כ מנהל כספים/ חשב בארגון אחראי על עבודת חשב השכר וסוקר אותה טרם אישור העברות השכר.

2. יכולות טכנולוגיות- אוטומציה של תהליכים, השאיפה להגדיר במערכת השכר את חוקת השכר בחברה, במערכת הנוכחות את הסכמי הנוכחות התקפים, והורדת השימוש בהקלדה ידנית למינימום, היא חלק קריטי ביכולות של חשב השכר, האמון על גזרת השכר. הקלדות נתונים ידניות מובילות ברוב הפעמים לטעויות שקשה מאד לגלות ולעקוב אחריהן. אוטומציה של התהליכים האלו מאפשרת לא רק למנוע טעויות אלא גם ליצור ארגון בו בהעדר חשב השכר הספציפי, כל ממלא מקום יוכל להמשיך את העבודה עם מינימום מהמורות בדרך.

3. יכולות אנליזה בסביבה מרובת נתונים - היכולת לאסוף את הנתונים ולהציג אותם כמו שהם היא טובה אך אינה משרת את ההנהלה. חשב השכר צריך גם לדעת לעבד את הנתונים ולזקק אותם על מנת לעזור להנהלה במענה על שאלות עסקיות וקבלת החלטות. אנליזה איכותית מאפשרת ליצור דוחות רב חודשיים, להבין פערים, ויודעת להסביר שינויים ומגמות. כדי להצליח בגזרה הזאת – חפשו חשב שכר שעובד עם אקסל ככלי עבודה בשוטף וגם יודע לעצור ולהסתכל רגע על הנתונים ולנתח אותם.

4. תמיד מעודכן ועם היד על הדופק- עולם השכר הוא עולם מסועף, דינמי ומורכב. הדורש הבנה מעמיקה במס כנסה, ביטוח לאומי, דיני עבודה, זכויות פנסיוניות , דרישת דיווח אחיד לקופות ועוד. חשב שכר צריך להיות תמיד מעודכן בשינויים הצפויים ולרענן את הידע שלו בהשתלמויות על בסיס קבוע, כחלק מהאחריות המקצועית שלו. חפשו את אלה שהולכים להשתלמויות, דואגים להתעדכן וגם ליישם אצלם בארגון.

5. סיסטמטיות- המשימות והאחריות המוטלים על חשב השכר הם מחזוריים בעיקר (חודשי, רבעוני, חציוני ושנתי). לצד ראיה רוחבית, תפקיד חשב השכר דורש יכולת ירידה לפרטים, דיוק, יכולת לעקב אחד תהליכים ארוכים וסגירת קצוות. כדי להצליח לעשות את זה צריך שיטה שעובדת. אחד הכלים שמסייעים "להחזיק" את כל זה הוא התנהלות לפי לו"ז משימות שוטף ועתידי ורשימות תיוג כשגרת עבודה. חשב שכר שמצליח לנהל את עצמו באופן הזה צפוי שיצליח לספק תוצרי שכר ברמה גבוהה כל חודש מחדש.

6. שירותיות- חלק משמעותי מהעבודה של חשב השכר הוא עבודה בממשקים. התנהלות בשוטף מול העובדים , מול המנהלים שלו, מול הקופות, מול מס הכנסה, מול ביטוח לאומי ועוד. לכן חיוני שאת המשבצת הזאת יאייש איש מקצוע שרותי, רהוט מקצועי ונעים.

המשרד שלנו מספק שירותי חשבות שכר מהמקצועיים בתחום וקהל לקוחותינו מורכב מהחברות המובילות במשק.

ניסיון, מקצועיות, שירותיות והבנת צרכי הלקוח הם נר לרגלנו ואנחנו מקפידים לספק ללקוחותינו שירות ברמה הגבוהה ביותר ובעיקר, ראש שקט.

על מנת לתת 100% אחוז שירות ויחס, המשרד קולט מדי שנה עד 2 חברות או ארגונים של 100 עובדים ומעלה. אם גם אתם רוצים שקט נפשי להצמחת הארגון או החברה בזמן שמשרד "תבור שכר" מטפל בכל שירותי חשבות השכר וניהול הסיכונים אנחנו מזמינים אתכם לתאם שיחת היכרות, בה נבדוק יחד האם השירותים שלנו יכולים לקדם את הארגון שלכם.